1.Encontrar um pedido

Em Pedidos, filtre por status, período ou nome do cliente. Clique no número para abrir o detalhe.

2.Mudar o status

No detalhe do pedido, escolha o status novo (Em produção, Pronto, Enviado) e salve. O cliente recebe um aviso por e-mail ou WhatsApp a cada mudança.

3.Cadastrar o laboratório

Em Catálogo, Laboratório, clique em Adicionar novo laboratório: informe o nome, o e-mail ou o WhatsApp que recebe a ordem de serviço e o método de envio (e-mail, WhatsApp, API ou os dois). Se você trabalha com mais de um laboratório, marque um deles como principal. Sem isso o botão Enviar ao laboratório não tem para onde mandar a ordem de serviço.

4.Enviar a ordem de serviço ao laboratório

Com o laboratório cadastrado, clique em Enviar ao laboratório. O sistema monta a ordem de serviço com receita, lente e medidas e manda por e-mail ou WhatsApp.

Cadastre o laboratório em Catálogo, Laboratório, antes de usar este botão.

5.Baixar a ordem de serviço em PDF

Use Baixar OS para imprimir ou guardar o documento com todos os dados do pedido.

6.Anexar ou emitir a nota fiscal

Na seção Nota fiscal, envie o XML e o PDF da nota. Se a integração com o Bling estiver ligada, clique em Emitir e a nota sai sozinha.

7.Ligar a emissão automática pelo Bling

Em Configurações, aba Fiscal, escolha como emitir a nota: conectando o Bling (clique em Conectar meu Bling, autorize o acesso e escolha a natureza de operação e a série da nota) ou ficando no modo manual, sem ERP, anexando o PDF e o XML em cada pedido. Com o Bling conectado, a nota sai sozinha assim que o pedido é pago, usando o certificado digital e as regras de imposto que você já configurou lá com seu contador. Disponível nos planos Pro e Business.

8.Avisos ao cliente

A cada mudança de status o cliente recebe um aviso por e-mail ou WhatsApp, sem você fazer nada. Para reforçar, mande mensagem pelo WhatsApp da ótica com o número do pedido.

9.Enviar link de pagamento por WhatsApp

Quando você cria um pedido em Pedidos, Novo pedido, com pagamento pendente (qualquer forma menos dinheiro) e a loja tem um meio de pagamento ativo, a Vistello gera o link de pagamento e manda pelo WhatsApp do cliente, com o valor e o número do pedido. Se o cliente não usa WhatsApp, abra o pedido, vá ao bloco Pagamento, clique em Copiar ao lado do link e envie por onde preferir. Se o link venceu ou a mensagem não saiu, clique em Reenviar link de pagamento no mesmo bloco. Se você mudar o valor do pedido, o link antigo deixa de valer: clique em Reenviar para gerar um novo. Quando o cliente paga, o pedido é confirmado sozinho, desde que o aviso automático de pagamento esteja ligado (guia Pagamentos).

A mensagem de WhatsApp usa um modelo aprovado pela Meta na conta de WhatsApp Business da sua ótica. Se o modelo ainda não foi aprovado, a mensagem não é entregue, mas o link é gerado: copie e mande à mão. Para ativar o modelo, fale com o suporte da Vistello.

10.Pedir a receita ao cliente

Se o cliente comprou sem anexar a receita, use Enviar link da receita. Ele recebe um link para tirar foto da receita pelo celular e ela cai direto no pedido.

11.Ver quando a receita e a lente vencem

Na lista e no detalhe do pedido você vê "Receita vence" (data de validade da receita médica) e "Lente vence" (estimativa de troca da lente, calculada a partir da entrega). Datas vencidas aparecem em vermelho. Para o cliente ser avisado sozinho, ligue o lembrete em Comunicação, Lembrete de receita.